PDF/A Standart: Dokumente erstellen, bearbeiten, prüfen - Langzeitarchivierung

von Frey, Leon veröffentlicht

PDF/A Standart: Dokumente erstellen, bearbeiten, prüfen - Langzeitarchivierung

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PDF/A Standart: Dokumente erstellen, bearbeiten, prüfen - Langzeitarchivierung

PDF/A Dokumente lassen sich erstellen, prüfen und bearbeiten. Außerdem dienen sie Unternehmen für eine professionelle Langzeitarchivierung, da sie sehr effizient sind.

Prüfen und erstellen von PDF/A Dokumenten

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Mit Hilfe von webPDF können Dokumente im Standard PDF/A (ISO 19005) erstellt und auch geprüft werden. Anschließend lassen sich die jeweiligen Dokumente bequem Archivieren. Zudem dient das PDF/A Dokument auch perfekt für eine Langzeitarchivierung. Für eine langfristige Sicherung der Daten entsprechen diese Dokumente den jeweiligen ISO Standards PDF/A-1 von 19005-1:2005, wie auch 19005-2:2011 von PDF/A-2 und auch 19005-2:2012 durch PDF/A-3.

Langfristige Archivierung

Mit dem PDF/A Formt wird eine langfristige Garantie zur Lesbarkeit der erstellen Dokumenten geboten. Zudem stellt diese PDF Variante eine Langzeitarchivierung dar. Auch nach einer sehr langfristigen Archivierung können die Dokumente problemlos geöffnet werden, egal wie die jeweilige Formatierung ausfällt. Auch unabhängig von der Software ist eine Öffnung immer möglich. Allerdings können verschiedene Applikationen und vorhandene Dateiformate, wie auch eine elektronische Dokumentenarchivierung deutlich erschweren. Doch durch das ISO PDF/A Format ist eine rechtsgültige und auch sichere Archivierung von den Dokumenten in einem Unternehmen automatisierbar und absolut tauglich für die Langzeitarchivierung.

Eine zentrale PDF/A Erstellung dient zur Langzeitarchivierung

Mit webPDF ist eine Erzeugung von zentralen PDF/A Dokumenten möglich, wodurch eine automatische, präzise und vollkommen einheitliche Langzeitarchivierung der ganzen Vorgänge, die in einem Unternehmen anfallen möglich. Somit können fast sämtliche Dokumente, welche sich serverseitig ohne einen Zugriff aus der jeweiligen Ursprungssoftware konvertieren. Anschließend stellt es kein Problem dar, die ganzen Dateien für den Archivierungsprozess vorzubereiten. Einleitende Maßnahmen können durch die rechtlichen Vorgaben sehr kostenschonend nach Vorgaben vom Unternehmen sehr effizient realisieren. Somit besteht eine absolut gesicherte Möglichkeit eine originale Reproduktion von den Dokumenten zu haben und jederzeit darauf einen Zugriff zu besitzen. Damit lassen sich sämtliche Vorgänge in einem Unternehmen aus der Vergangenheit bearbeiten und prüfen. Über jeden verfügbaren Internet Anschluss kann von sämtlichen Endgeräten die Dokumente in Form von einer PDF/A Datei erstellt und anschließend überprüft werden.

Überprüfen der PDF/A Konformität

Damit wirklich auch nur Dokumenten vom Archivierungsprozess gelistet werden, welches dann natürlich auch dem ISO Standard entsprechen, gibt es bei webPDF eine eingebaute Prüfungsfunktion, die zur Validierung von den jeweiligen PDF Dokumenten dient. Damit können auch Dateien, welche sich außerhalb der Kommunikation von einem Unternehmen bearbeitet und genutzt werden, sofort überprüft und für eine langfristige Lagerung entsprechend vorbereitet werden. Mit webPDF ist es zudem möglich den ganzen Strom an Dokumenten vom Unternehmen zu erstellen und später auch zu prüfen. Mit dem webPDF Standard werden die gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Aufbewahrung von Dokumenten besonders kostengünstig und auch sehr effizient für die Zukunft gesammelt. Die Engine von webPDF beinhaltet sämtliche Tools die benötigt werden, damit die Dokumente sehr professionell für eine Langzeitarchivierung angewendet werden können.

Dateiformate bearbeiten

Mit webPDF ist es möglich, konvertierte Dokumente aus einer Auswahl von mehr als 100 Formaten in die PDF/A Datei zu erstellen und bearbeiten. Dazu werden sämtliche Ergänzungen auch Korrekturen ausgeführt. Zudem werden sämtliche Konformitätsebenen wie zum Beispiel A Accessible, U Unicode und auch B Basic unterstützt. Auf Wunsch ist es zudem möglich, dass die Engine von PDF auch viele gängige Formate überprüft. Dazu zählen der PDF/A Standard ISO 19005:1:2005, wie auch ISO 19005-2:2012 und ISO 19005-2:2011. Mit der Anwendung webPDF kann eine Ausgabe in Form von sehr detaillierten Berichten durch das XML Format erstellt und auch geprüft werden.

Lösung für das Unternehmen

Mit Hilfe von webPDF können Unternehmen PDF Dokumenten noch viel effektiver lösen und somit bestehende Probleme bei einer E-Mail Archivierung lösen. Durch den Einsatz von einem PDF Server, der zentral gesteuert wird, lassen sich sämtliche Dateiformate in ein PDF Format erstellen, bearbeiten und prüfen. Diese können dann bearbeitet, exportiert und signiert werden. Sämtliche Anforderungen können durch die PDF Bearbeitung ganz professionell in webPDF gebildet werden.

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